Unterlagen für die Approbation: Apostille, Beglaubigung, Übersetzung

Drei Stempel, die ich für einen gehalten habe

Ich saß damals mit einem Stapel Papier am Küchentisch und war stolz. Jede Kopie hatte einen Stempel, jede Übersetzung auch. Fertig, dachte ich. Dann las ich das Merkblatt der Behörde zum dritten Mal und verstand langsam, dass ein Stempel kein Stempel ist. Die Kopie war beglaubigt, aber niemand hatte bestätigt, dass mein Diplom echt ist. Und die Apostille, von der alle in den Foren sprachen, gab es für mein Land im Verhältnis zu Deutschland gar nicht.

Es gibt Deutsch, und es gibt Behördendeutsch. In diesem Ratgeber übersetze ich das zweite ins erste: was jeder Stempel bedeutet, wer ihn ausstellt, welche Unterlagen Sie brauchen, und warum der

1. November 2026 für Ihren Papierstapel so viel ändert.

Apostille, Beglaubigung, Übersetzung: drei verschiedene Dinge

Eine Apostille bestätigt die Echtheit einer ausländischen Urkunde, eine beglaubigte Kopie die Übereinstimmung einer Kopie mit dem Original, und eine beeidigte Übersetzung die Richtigkeit des übersetzten Inhalts. Keines ersetzt die anderen beiden.

Apostille

Eine Bescheinigung nach dem Haager Übereinkommen von 1961, die Unterschrift, Siegel und Befugnis der ausstellenden Stelle einer öffentlichen Urkunde bestätigt. Sie stellt eine Behörde des Staats aus, der die Urkunde ausgestellt hat, und ersetzt im Verhältnis zu Deutschland die Legalisation.

Die Reihenfolge ist wichtig: Apostille oder Legalisation kommen immer auf das Original, nie auf eine Kopie oder eine Übersetzung. Übersetzt wird danach, damit der Echtheitsvermerk mitübersetzt wird. Welche Kopien Ihr Land dann beglaubigt sehen will, steht in seinem Merkblatt.

Welche Unterlagen brauchen Sie für die Approbation?

Für die Approbation mit einem ausländischen Abschluss brauchen Sie in jedem Land einen Identitätsnachweis, einen Lebenslauf, Ihr Diplom, die Berufsberechtigung aus dem Ausbildungsstaat, Nachweise zu Zuverlässigkeit und Gesundheit und einen Sprachnachweis. Die neue Approbationsordnung fasst diese Liste für Anträge ab dem 1. November 2026 bundeseinheitlich zusammen (§§ 39c und 39e).

Welchen Zuständigkeitsnachweis jedes Land verlangt, zeigt Welches Bundesland für Approbation und FSP. Was die Approbation überhaupt ist und was sie von der Berufserlaubnis unterscheidet, erklärt Was ist eine Approbation?.

Bis 31. Oktober oder ab 1. November: zwei Regelwerke

Für Ihre Unterlagen zählt das Datum Ihres Antrags: Anträge bis zum 31. Oktober 2026 laufen nach den bisherigen Regeln, Anträge ab dem 1. November 2026 nach der neuen Verordnung. Der Bundesrat hat ihr am 16. Oktober 2026 zugestimmt, seine Änderungswünsche betreffen vor allem die Kenntnisprüfung, nicht die Unterlagen.

Ausführlich zur Reform, zum Wahlrecht und zum Stichtag: der Ratgeber Anerkennungsreform 2026.

Apostille oder Legalisation: was gilt für Ihr Herkunftsland?

Ob Sie eine Apostille oder eine Legalisation brauchen, hängt vom Staat ab, der Ihre Urkunde ausgestellt hat: Ist er Vertragsstaat des Haager Apostille-Übereinkommens und gilt das Übereinkommen im Verhältnis zu Deutschland, reicht die Apostille. Sonst ist die Legalisation durch die deutsche Auslandsvertretung der Weg.

Legalisation

Die Bestätigung der Echtheit einer ausländischen öffentlichen Urkunde durch die deutsche Auslandsvertretung im Ausstellungsstaat. Sie ist der Weg für Staaten, mit denen das Apostille-Übereinkommen nicht gilt, etwa Algerien, Marokko und Tunesien.

Der Haken, über den viele stolpern: Einige Staaten sind dem Übereinkommen beigetreten, Deutschland hat aber Einspruch erhoben. Im Verhältnis zu Deutschland gilt es dann nicht. Laut Auswärtigem Amt (Stand 21.07.2026) betrifft das unter anderem:

• Algerien, Marokko, Tunesien
• Indien, Pakistan, die Philippinen
• Kosovo, Usbekistan, Tadschikistan, die Mongolei, Vietnam
• sowie Burundi, die Dominikanische Republik, Liberia, Ruanda und Senegal

Für diese Staaten bringt Ihnen eine Apostille nichts, auch wenn Ihr Heimatstaat sie ausstellt. Staaten wie die Türkei, die Ukraine, Russland, Serbien, Albanien, Georgien, Armenien, Aserbaidschan oder Kasachstan sind dagegen Apostille-Staaten im Verhältnis zu Deutschland. Ihr Land fehlt in beiden Aufzählungen? Dann prüfen Sie die Liste des Auswärtigen Amts in den Quellen, bevor Sie etwas beantragen.

In einigen Staaten führen deutsche Auslandsvertretungen keine Legalisation durch oder können Urkunden derzeit gar nicht überprüfen. Auch dafür führt das Auswärtige Amt eine Liste. Steht Ihr Land darauf, sprechen Sie Ihre Approbationsbehörde direkt an: Das neue Recht erlaubt ihr, sich bei Zweifeln selbst an die zuständige Stelle im Ausstellungsstaat zu wenden.

Übersetzungen: wer darf, und was ab November reicht

Übersetzen dürfen für die Approbation öffentlich bestellte oder beeidigte Übersetzerinnen und Übersetzer. Sie finden sie in der Dolmetscher- und Übersetzerdatenbank der Landesjustizverwaltungen, suchbar nach Sprache und Ort.

Beeidigte Übersetzung

Eine Übersetzung durch eine öffentlich bestellte, beeidigte oder ermächtigte Übersetzerin, die mit Stempel und Unterschrift die Richtigkeit bestätigt. Approbationsbehörden verlangen diese Form.

Bis zum 31. Oktober 2026 verlangen die Länder in der Regel eine deutsche Übersetzung jedes fremdsprachigen Dokuments. Einige sind großzügiger bei der Person: Sachsen etwa akzeptiert auch Übersetzungen von Personen, die in einem anderen EU-Staat gerichtlich ermächtigt und vereidigt sind, Stempel eingeschlossen.

Ab dem 1. November 2026 dreht die neue Verordnung zwei Schrauben auf einmal. Englische Dokumente brauchen keine Übersetzung mehr, und andere Sprachen dürfen ins Englische übersetzt werden. Die Behörde kann außerdem andere Übersetzer zulassen oder selbst mit einem Übersetzungsprogramm arbeiten. In begründeten Ausnahmefällen darf sie eine deutsche Übersetzung nachfordern.

Ein praktischer Rat aus eigener Erfahrung: Lassen Sie Stempel, Randvermerke und Rückseiten mitübersetzen. Eine Übersetzung, der der Stempel fehlt, ist für die Behörde eine unvollständige Übersetzung.

Beglaubigungen: wer darf, und was die Länder unterscheidet

Amtlich beglaubigen darf eine dazu befugte deutsche Behörde, notariell ein Notar. Je nach Land werden auch Beglaubigungen deutscher Auslandsvertretungen oder aus anderen EU-Staaten anerkannt. Eine beglaubigte Kopie bestätigt nur die Übereinstimmung mit dem Original, nicht dessen Echtheit.

Beglaubigte Kopie (Abschrift)

Eine Kopie mit dem amtlichen oder notariellen Vermerk, dass sie mit dem vorgelegten Original übereinstimmt. Sie sagt nichts darüber, ob das Original echt ist.

Bis zum Stichtag lohnt ein Blick auf die Details Ihres Landes, denn hier scheitern Anträge an Kleinigkeiten:

• Sachsen verlangt das Diplom im Original mit Apostille oder Legalisation und erkennt Beglaubigungen deutscher Behörden, Notare, Botschaften und aus der EU an.
• Sachsen-Anhalt nimmt nur beglaubigte Einzelkopien, keine Sammelkopien, bei denen ein Vermerk mehrere Seiten abdeckt.
• Hamburg akzeptiert amtlich oder notariell beglaubigte Kopien, unvollständige Anträge gehen ungeprüft zurück.
• Niedersachsen verlangt den Echtheitsnachweis nur für die Nachweise der ärztlichen Ausbildung.
• Bremen nimmt die Unterlagen als PDF per E-Mail, die Originale zeigen Sie bei einem persönlichen Termin.

Die vollständige Liste Ihres Landes steht jeweils im Abschnitt zu den Unterlagen seines Ratgebers, etwa für Nordrhein-Westfalen, Bayern oder Niedersachsen.

Echtheitsnachweis

Der Beleg, dass eine ausländische Urkunde echt ist: Apostille oder Legalisation, nach neuem Recht auch eine Bestätigung der ausstellenden Behörde, die die Approbationsbehörde bei Zweifeln selbst anfordern kann.

Führungszeugnis und ärztliche Bescheinigung: eine Frage des Timings

Führungszeugnis und ärztliche Bescheinigung haben ein Verfallsdatum. Die Länder setzen es unterschiedlich, meist zwischen einem und drei Monaten, und für Anträge ab dem 1. November 2026 dürfen diese Nachweise bei Vorlage nicht älter als drei Monate sein.

Das Timing entscheidet mehr, als man denkt. Sachsen verlangt ein Führungszeugnis, das nicht älter als einen Monat ist. Mecklenburg-Vorpommern bittet ausdrücklich, Führungszeugnis und ärztliche Bescheinigung erst nach bestandener Fachsprachprüfung einzureichen, weil sie bei Erteilung höchstens drei Monate alt sein dürfen. Wer beides zu früh beantragt, bezahlt es zweimal.

Das deutsche Führungszeugnis beantragen Sie als Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde, die sogenannte Belegart O. Es geht direkt an die Approbationsbehörde, also brauchen Sie deren Anschrift und oft einen Verwendungszweck aus dem Merkblatt. Aus dem Herkunftsstaat brauchen Sie zusätzlich einen Nachweis der Zuverlässigkeit, etwa einen Strafregisterauszug oder eine Unbedenklichkeitsbescheinigung.

So reichen Sie den Antrag in Ihrem Land ein

Wie Sie den Antrag einreichen, entscheidet jedes Land selbst: per Post, als PDF per E-Mail oder über ein Portal. Die Tabelle stammt direkt aus den Steckbriefen unserer Länder-Ratgeber und wird mit ihnen aktualisiert.

Die Wartezeit gehört Ihnen

Zwischen dem Gang zum Übersetzungsbüro und dem Bescheid liegen Wochen, oft Monate. Das ist frustrierend, aber es ist auch die Zeit, in der Sie die Prüfung vorbereiten, die keine Behörde für Sie erledigen kann: die Fachsprachprüfung. Sie prüft, ob Sie eine Anamnese führen, einen Arztbrief schreiben und einen Fall vorstellen können, auf Deutsch und unter Zeitdruck.

Wie Sie das neben Arbeit und Papierkram trainieren, zeigt die FSP-Vorbereitung online, begleitend zum Kurs. Wo Sie gerade stehen, sehen Sie am schnellsten, wenn Sie einmal eine komplette FSP-Simulation durchspielen.

Ihr eine Schritt für heute

Legen Sie Ihr Diplom vor sich und beantworten Sie eine einzige Frage: Ist der Staat, der es ausgestellt hat, im Verhältnis zu Deutschland ein Apostille-Staat? Die Antwort steht in der Liste des Auswärtigen Amts. Damit wissen Sie, ob Ihr nächster Weg zur Heimatbehörde oder zur deutschen Botschaft führt, und ob Sie ihn nach dem 1. November überhaupt noch gehen müssen.

Sprechen. Üben. Bestehen.